Die 10 größten Zeitfresser im B2B-Vertrieb

Eine Studie von Salesforce zeigt: Vertriebsmitarbeiter verbringen nur 28% ihrer Arbeitszeit mit tatsächlichem Verkaufen. Der Rest? Administrative Aufgaben, interne Meetings, Dateneingabe und Suche nach Informationen. Hier sind die 10 größten Zeitfresser — und wie du sie eliminierst.

1. CRM-Dateneingabe (5,5 Stunden/Woche)

Der Klassiker. Kontakte anlegen, Aktivitäten protokollieren, Deal-Phasen updaten, Notizen schreiben. 5,5 Stunden pro Woche pro Vertriebler — das sind über 280 Stunden im Jahr. Zeit, in der kein einziger Euro verdient wird.

Die Lösung: KI-basierte automatische Datenerfassung. E-Mails werden gescannt, Kontakte erkannt, Aktivitäten automatisch geloggt. Der Vertriebler muss nichts mehr tippen — nur bestätigen.

2. E-Mail-Verwaltung (4,1 Stunden/Woche)

Nicht das Schreiben von E-Mails ist das Problem — sondern das Sortieren, Suchen und Zuordnen. Welcher Thread gehört zu welchem Deal? Wo war nochmal die letzte Antwort von Müller? Hat jemand aus dem Team schon auf die Anfrage reagiert?

Die Lösung: Ein intelligenter Posteingang, der E-Mails automatisch Kontakten und Deals zuordnet, Prioritäten erkennt und Antwortvorschläge generiert.

3. Lead-Recherche (3,8 Stunden/Woche)

Wer ist mein Ansprechpartner? Was macht das Unternehmen? Wie groß ist es? Welche Technologie nutzen sie? Jeder neue Lead erfordert 15–30 Minuten Recherche — Google, LinkedIn, Handelsregister, Firmenwebsite.

Die Lösung: Automatische Lead-Anreicherung. Die KI aggregiert öffentlich verfügbare Informationen und liefert ein vollständiges Profil in Sekunden statt Minuten.

4. Interne Meetings (3,2 Stunden/Woche)

Pipeline-Reviews, Forecast-Meetings, Team-Standups, 1:1s mit dem Manager. Jedes für sich sinnvoll — in der Summe ein enormer Zeitfresser. Besonders frustrierend: Die meisten Meetings existieren nur, weil das CRM keine zuverlässigen Daten liefert.

Die Lösung: Wenn die Daten im System stimmen (weil die KI sie pflegt), werden viele Meetings überflüssig. Ein automatisch generierter Pipeline-Report ersetzt das wöchentliche Review-Meeting.

5. Angebotserstellung (2,8 Stunden/Woche)

Vorlage suchen, Preise nachschlagen, Positionen zusammenstellen, Texte anpassen, PDF generieren, versenden. Für ein einziges Angebot vergehen oft 2–3 Stunden. Bei mehreren Angeboten pro Woche summiert sich das.

Die Lösung: KI-gestützte Angebotserstellung. Du sagst: „Erstelle ein Angebot für Müller GmbH, Professional Plan, 10 User, 12 Monate, 10% Rabatt.“ Die KI generiert das vollständige Angebot inklusive individueller Einleitung.

6. Termin-Pingpong (2,3 Stunden/Woche)

„Passt Ihnen Dienstag?“ — „Nein, Mittwoch?“ — „Mittwoch bin ich im Außendienst. Donnerstag?“ — Im Durchschnitt braucht eine Terminvereinbarung 7,8 E-Mails. Multipliziere das mit 10 Terminen pro Woche.

Die Lösung: Automatisiertes Scheduling mit Kalender-Integration. Der Lead bucht selbst — der Vertriebler bestätigt nur noch.

7. Reporting und Forecasting (2,1 Stunden/Woche)

Zahlen zusammentragen, Excel-Tabellen befüllen, Slides für das Management erstellen. 2,1 Stunden pro Woche — und das Ergebnis ist oft trotzdem ungenau, weil die Basisdaten schlecht sind.

Die Lösung: Automatische Dashboards und KI-Forecasts, die in Echtzeit aktualisiert werden. Kein manuelles Reporting mehr.

8. Tool-Wechsel (1,8 Stunden/Woche)

CRM öffnen, E-Mail-Client checken, LinkedIn öffnen, zurück zum CRM, Kalender prüfen, Notiz-App aufmachen. Der durchschnittliche Vertriebler wechselt 30x pro Tag zwischen Tools. Jeder Wechsel kostet Fokus und Zeit.

Die Lösung: Ein einziges Interface, das alles vereint — E-Mail, Kalender, Notizen, Deals, Kontakte. Kein Kontextwechsel mehr.

9. Qualifizierung ungeeigneter Leads (1,5 Stunden/Woche)

Erstgespräche mit Leads, die nie kaufen werden. Der Student, der eine Bachelorarbeit schreibt. Das Startup ohne Budget. Der Wettbewerber, der nur Preise vergleichen will. Jedes vergebliche Erstgespräch kostet 30–45 Minuten.

Die Lösung: KI-basiertes Lead Scoring filtert ungeeignete Leads automatisch heraus. Dein Team spricht nur noch mit Leads, die eine realistische Chance auf Abschluss haben.

10. Suche nach Informationen (1,4 Stunden/Woche)

„Wo ist die letzte Präsentation?“ „Was haben wir dem Kunden letztes Mal angeboten?“ „Wer aus unserem Team hat schon mit denen gesprochen?“ Das Wissen ist irgendwo — nur nicht dort, wo du es brauchst.

Die Lösung: Ein KI-Assistent, den du fragen kannst: „Zeig mir alle Interaktionen mit der Müller GmbH im letzten Quartal.“ Die Antwort kommt in Sekunden, nicht nach 20 Minuten Suche.

Die Rechnung: 28,5 verschwendete Stunden pro Woche

Addiert man alle 10 Zeitfresser, sind das 28,5 Stunden pro Woche und Vertriebler, die nicht ins Verkaufen fließen. Bei einem 5-köpfigen Team sind das über 7.400 Stunden pro Jahr. Was könnte dein Team mit dieser Zeit anfangen?