Warum dein CRM lügt (und was du dagegen tun kannst)

Dein CRM zeigt dir 200 offene Deals im Wert von 3 Millionen Euro. Dein Forecast sagt: Q2 wird fantastisch. Du präsentierst die Zahlen dem Vorstand. Alle sind zufrieden. Und dann passiert… nichts davon. Willkommen in der Welt der CRM-Lügen.

Die 5 größten CRM-Lügen

Lüge 1: Die aufgeblähte Pipeline

Vertriebsmitarbeiter hassen es, Deals zu schließen — nicht im Sinne von abschließen, sondern im Sinne von als verloren markieren. Ein Deal, der seit 6 Monaten in „Verhandlung“ hängt, ist kein Deal. Er ist ein Zombie. Aber im CRM sieht er aus wie 50.000 Euro Pipeline. Multiplizier das mit 20 Zombie-Deals und du hast eine Pipeline, die eine Million Euro vorgaukelt, die nie kommen wird.

Lüge 2: Die geschönte Win-Rate

Wenn dein Team nur Deals erstellt, die es sowieso schon fast gewonnen hat, sieht die Win-Rate fantastisch aus. 60%, 70%, vielleicht sogar 80%. In Wahrheit fehlen all die Opportunities, die nie ins CRM eingetragen wurden, weil sie „noch nicht weit genug“ waren. Die echte Win-Rate ist oft halb so hoch wie das CRM suggeriert.

Lüge 3: Der optimistische Forecast

Garbage in, garbage out. Wenn die Pipeline aufgebläht ist und die Win-Rate geschönt, ist der Forecast wertlos. Trotzdem treffen Unternehmen auf dieser Basis Einstellungsentscheidungen, Investitionsentscheidungen und Wachstumspläne. Das ist, als würdest du dein Haus auf einem Fundament aus Hoffnung bauen.

Lüge 4: Die veralteten Kontaktdaten

30% der B2B-Kontaktdaten veralten jedes Jahr. Menschen wechseln Jobs, Unternehmen fusionieren, Telefonnummern ändern sich. Aber im CRM steht immer noch „Thomas Müller, Geschäftsführer, Müller GmbH“ — obwohl Thomas seit zwei Jahren bei einem anderen Unternehmen ist und die Müller GmbH von der Meier AG übernommen wurde.

Lüge 5: Die fehlenden Aktivitäten

Nur 26% der CRM-Daten werden regelmäßig aktualisiert. Das heißt: Drei von vier Gesprächen, Meetings und E-Mails werden nie protokolliert. Dein CRM zeigt: „Letzter Kontakt vor 90 Tagen.“ In Wahrheit hat dein Vertriebler letzte Woche telefoniert — aber es nicht eingetragen. Das System ist blind.

Warum das passiert

Die Ursache ist nicht böser Wille. Es ist ein Systemversagen:

• CRM ist Arbeit: Jede Dateneingabe kostet Zeit. Zeit, die Vertriebler lieber für Kunden nutzen.
• Kein direkter Nutzen: Das CRM hilft dem Manager, nicht dem Vertriebler. Warum sollte er es pflegen?
• Keine automatische Validierung: CRM-Systeme akzeptieren jede Eingabe — egal wie unrealistisch oder veraltet.
• Falsche Anreize: Wer eine volle Pipeline zeigt, bekommt Lob. Wer Deals als verloren markiert, bekommt unangenehme Fragen.

Was du dagegen tun kannst

Sofortmaßnahme 1: Pipeline-Hygiene einführen

Einmal im Monat: Jeden Deal reviewen, der älter als die durchschnittliche Sales-Cycle-Länge ist. Kein Fortschritt? Raus damit. Das tut weh, aber die Alternative — Entscheidungen auf falschen Daten treffen — tut mehr weh.

Sofortmaßnahme 2: KI-gestützte Datenanreicherung

Statt darauf zu hoffen, dass Vertriebler Kontaktdaten aktuell halten, lässt du KI das automatisch machen. Firmenwechsel erkennen, neue Ansprechpartner identifizieren, Telefonnummern und E-Mail-Adressen verifizieren — alles automatisch im Hintergrund.

Sofortmaßnahme 3: Automatische Aktivitätserfassung

E-Mails, Kalendereinträge, Anrufe — alles wird automatisch dem richtigen Kontakt und Deal zugeordnet. Kein manuelles Loggen mehr. Das erhöht die Datenvollständigkeit von 26% auf über 90%.

Sofortmaßnahme 4: KI-basiertes Forecasting

Statt auf die Selbsteinschätzung der Vertriebler zu vertrauen („Ich glaube, der Deal klappt“), analysiert KI objektive Signale: Engagement des Kunden, Antwortzeiten, Vergleich mit historischen Deals. Das Ergebnis: Forecasts mit 85-90% Genauigkeit statt der typischen 50%.

Fazit

Dein CRM lügt nicht mit Absicht. Aber es lügt — weil es auf menschliche Eingabe angewiesen ist, und Menschen nun mal fehlbar, faul und optimistisch sind. Die Lösung ist nicht, die Menschen zu ändern. Die Lösung ist, das System zu ändern: Automatisierung statt Pflichtfelder, KI statt Hoffnung, Daten statt Bauchgefühl.