DealAI + Google Calendar: Termine, die sich selbst organisieren

Wie viel deiner Arbeitszeit geht eigentlich für das Organisieren von Terminen drauf, statt für die Termine selbst? Mal ehrlich: Drei E-Mails hin und her, bis ein Zeitslot steht. Dann vergisst du, den Termin im CRM einzutragen. Und am Ende sitzt du im Call ohne Vorbereitung, weil du nicht mehr weißt, was der letzte Stand war. Das ist kein Vertrieb — das ist Terminverwaltungs-Wahnsinn.

Google Calendar: Der Taktgeber für Sales-Teams

Google Calendar ist im DACH-Raum allgegenwärtig — von der Agentur mit fünf Leuten bis zum Scale-up mit fünfzig. Es ist simpel, schnell und tief in Google Workspace integriert. Vertriebsteams nutzen es für Kundengespräche, Demo-Termine, interne Pipeline-Reviews und Follow-up-Calls. Aber genau hier liegt das Problem: Der Kalender weiß zwar wann du einen Termin hast — aber nicht warum, mit wem genau und in welchem Deal-Kontext.

Das Problem: Kalender und CRM leben in Paralleluniversen

In den meisten Vertriebsteams existieren Google Calendar und das CRM als zwei völlig getrennte Welten. Du trägst einen Termin in den Kalender ein, aber im CRM taucht er nicht auf. Oder umgekehrt: Das CRM zeigt eine Aktivität, aber im Kalender steht nichts. Das führt dazu, dass Sales-Manager bei Pipeline-Reviews raten müssen, ob Gespräche wirklich stattgefunden haben. Und Vertriebler bereiten sich auf Calls vor, indem sie hektisch in fünf verschiedenen Tabs suchen, was der Kunde beim letzten Mal gesagt hat. Das kostet nicht nur Zeit — es kostet Deals.

Die Lösung: DealAI verschmilzt Kalender und Vertrieb

DealAI behandelt Google Calendar nicht als separates Tool, sondern als integralen Bestandteil deines Vertriebsprozesses. Jeder Termin wird automatisch mit dem richtigen Kontakt, Deal und der gesamten Kommunikationshistorie verknüpft. Und weil DealAI eine KI ist, erhältst du vor jedem Termin ein automatisches Briefing — als würdest du einen persönlichen Sales-Assistenten haben, der dich perfekt vorbereitet.

5 Use-Cases für den smarten Kalender

• KI-Termin-Briefing: 15 Minuten vor jedem Kundentermin bekommst du automatisch eine Zusammenfassung: Letzter E-Mail-Verlauf, offene Angebote, Deal-Status, potenzielle Einwände und empfohlene Gesprächspunkte. Du gehst in jeden Call vorbereitet wie ein Profi.
• Smarte Terminbuchung per Chat: Sag DealAI einfach: „Organisiere nächste Woche einen 30-Minuten-Call mit Herrn Bauer von der TechSolutions GmbH.“ Die KI prüft deine Verfügbarkeit, schlägt Zeitslots vor und sendet automatisch eine Einladung — inklusive Google-Meet-Link.
• Automatische Termin-Dokumentation: Nach jedem Termin fragt DealAI: „Wie lief der Call mit Bauer?“ Du antwortest kurz per Chat, und die KI erstellt eine strukturierte Gesprächsnotiz, aktualisiert den Deal-Status und plant den nächsten Schritt.
• No-Show-Erkennung und Re-Scheduling: Wenn ein Kunde zum Termin nicht erscheint, erkennt DealAI das automatisch und schickt nach einer konfigurierbaren Wartezeit eine freundliche Nachfass-Mail mit neuen Terminvorschlägen. Kein Lead geht verloren, nur weil jemand einen Termin vergessen hat.
• Pipeline-Forecasting auf Basis von Termindaten: DealAI analysiert deine Terminfrequenz pro Deal und errechnet Wahrscheinlichkeiten: „Deals mit 3+ Terminen in 14 Tagen closen mit 73% Wahrscheinlichkeit.“ So weißt du, wo du deine Zeit investieren solltest.

„Früher habe ich 20 Minuten pro Tag mit Terminkoordination verschwendet. Jetzt sag ich DealAI, mit wem ich sprechen will — den Rest erledigt die KI. Das sind 7 Stunden pro Monat, die ich jetzt für echte Gespräche nutze.“

Technische Integration: Nahtlos und sicher

DealAI nutzt die Google Calendar API (OAuth 2.0) für bidirektionale Synchronisation. Neue Termine in Google Calendar werden per Webhook an DealAI gemeldet und automatisch mit CRM-Daten angereichert. Umgekehrt kann DealAI Termine direkt über die API erstellen, inklusive Google-Meet-Links und benutzerdefinierten Beschreibungen. Die n8n-Workflows laufen auf deinem eigenen EU-Server — deine Kalenderdaten verlassen nie den DSGVO-konformen Bereich. Zugriffsrechte lassen sich granular pro Team-Mitglied steuern.

Fazit

Google Calendar ist kein dummes Zeitraster mehr — mit DealAI wird es zum strategischen Vertriebsinstrument. Termine buchen sich selbst, Briefings kommen automatisch, und kein Follow-up wird vergessen. Du sparst nicht nur Zeit, sondern steigerst die Qualität jedes einzelnen Kundengesprächs. Und das ohne ein neues Tool zu lernen — denn dein Kalender bleibt, wo er ist. Er wird nur endlich schlau.