Von HubSpot zu DealAI: Ein Erfahrungsbericht

HubSpot ist das CRM, mit dem viele B2B-Teams starten. Es ist freundlich, hat einen großzügigen Free-Tier und eine hervorragende Marketing-Automation. Aber irgendwann — typischerweise zwischen 10 und 30 Mitarbeitern — stoßen Teams an Grenzen. Hier ist die Geschichte eines Wechsels — ehrlich, mit allem, was gut lief und was schwierig war.

Die Ausgangslage: Warum HubSpot nicht mehr reichte

Das Szenario ist typisch: Ein B2B-SaaS-Unternehmen mit 18 Mitarbeitern, davon 6 im Vertrieb. HubSpot Sales Hub Professional, 4.200 Euro im Jahr. Das Setup lief seit 2 Jahren — und die Frustration wuchs.

Die konkreten Probleme:

• Dateneingabe frisst Zeit: Trotz HubSpots vergleichsweise guter UX verbrachte jeder Vertriebler 45–60 Minuten täglich mit CRM-Pflege. Kontakte anlegen, Aktivitäten loggen, Deal-Phasen updaten — alles manuell.
• Die KI-Features enttäuschen: HubSpots „KI-Assistent“ (Breeze) kann Texte zusammenfassen und einfache E-Mails generieren. Aber echtes Lead Scoring, Forecasting oder proaktive Empfehlungen? Fehlanzeige — zumindest nicht ohne Enterprise-Upgrade (ab 18.000 Euro/Jahr).
• Kosten skalieren brutal: Mit wachsendem Team und Bedarf an Features wie Custom Reports, Sequences und Forecasting landete das Team schnell bei 800–1.200 Euro pro Monat. Pro Seat. Plus Add-ons.
• Kein echter Assistent: HubSpot ist ein Tool, das man bedient. Es denkt nicht mit. Es empfiehlt nicht. Es reagiert, aber es agiert nicht.

Der Wechsel: Was konkret passiert ist

Woche 1: Setup und Datenmigration

Der größte Angstfaktor bei jedem CRM-Wechsel: Die Daten. Was passiert mit 3.400 Kontakten, 280 aktiven Deals und 2 Jahren Aktivitätshistorie?

Die Realität: DealAI bietet einen Import-Assistenten, der HubSpot-Exporte (CSV) intelligent mappt. Kontakte, Unternehmen, Deals und Aktivitäten wurden innerhalb eines Tages migriert. Nicht perfekt — ein paar Custom Properties mussten manuell zugeordnet werden — aber 80% liefen automatisch.

Woche 2–3: Die Umgewöhnung

Der größte Unterschied: Statt Menüs und Formulare jetzt Chat. Statt „Neuen Kontakt anlegen → Formular ausfüllen → Speichern“ jetzt: „Erstelle einen Kontakt für Lisa Schmidt bei der ABC GmbH, E-Mail lisa@abc.de, Telefon 0171-1234567.“ Fertig.

Die Vertriebsmitarbeiter brauchten 3–5 Tage, um sich an die Chat-basierte Interaktion zu gewöhnen. Danach wollte niemand zurück. Der O-Ton eines Account Executives: „Es fühlt sich an, als hätte ich eine persönliche Assistentin, die alles im Griff hat.“

Monat 2–3: Wo DealAI glänzt

• Zeitersparnis: Die manuelle CRM-Pflege sank von 45–60 Minuten auf unter 10 Minuten pro Tag. Die KI erfasst E-Mail-Interaktionen automatisch, erstellt Meeting-Zusammenfassungen und aktualisiert Deal-Phasen basierend auf Aktivität.
• Proaktive Empfehlungen: „Dein Deal mit der XY GmbH stagniert seit 3 Wochen. Ähnliche Deals, die gewonnen wurden, hatten in dieser Phase einen technischen Deep-Dive. Soll ich einen Agenda-Vorschlag erstellen?“ — Das macht kein HubSpot.
• Lead Scoring, das funktioniert: Nach 4 Wochen hatte die KI genug Daten, um Leads zuverlässig zu bewerten. Die Top-10-Leads-Liste wurde zum täglichen Startpunkt für das Team.

Was schwierig war (Ehrlichkeit gehört dazu)

• Marketing-Automation: HubSpots Marketingtools (E-Mail-Kampagnen, Landing Pages, Formulare) sind exzellent. DealAI ist primär ein Sales-Tool. Für Marketing-Automation brauchte das Team eine separate Lösung.
• Integrationsvielfalt: HubSpot hat 1.500+ Integrationen im Marketplace. DealAI hat eine wachsende, aber kleinere Auswahl. Für die meisten Standard-Tools (E-Mail, Kalender, Slack) ist alles da — aber Nischen-Tools können fehlen.
• Reporting: HubSpots Custom-Report-Builder ist sehr ausgereift. DealAIs Reporting deckt die wichtigsten KPIs ab, ist aber (noch) weniger flexibel bei hochkomplexen Custom-Reports.

Die Zahlen nach 3 Monaten

• Zeitersparnis: 8,2 Stunden pro Vertriebler pro Woche (gemessen, nicht geschätzt)
• Kostenersparnis: Von 4.200 EUR/Jahr (HubSpot) auf 2.088 EUR/Jahr (DealAI Pro, 6 User) — 50% günstiger
• Deal-Velocity: Durchschnittliche Deal-Dauer sank von 34 auf 26 Tage
• Adoption: 100% des Teams nutzt DealAI täglich (bei HubSpot waren es ca. 60%)

Fazit: Für wen lohnt sich der Wechsel?

Der Wechsel lohnt sich, wenn du ein vertriebsfokussiertes Team hast, das mehr verkaufen und weniger administrieren will. Wenn Marketing-Automation dein Hauptfokus ist, bleib bei HubSpot — da ist es hervorragend. Aber wenn es um Sales-Produktivität, KI-Unterstützung und Kosten geht, ist DealAI die bessere Wahl.